De praktijk heeft aangetoond dat met de komst van een nieuw pakket (bijv. Sodales) er veel nieuwe kansen ontstaan. Met de komst van een nieuw pakket komt er natuurlijk tijdelijk enige aanvullende stress. De overgang van oud naar nieuw vereist een goede planning. Een goede beschrijving door de opdrachtgever van zijn/haar wensen, na de komst van een nieuw administratiepakket, zoals bijvoorbeeld Sodales, is een eerste vereiste. U mag aan ons vragen u hierbij te ondersteunen.
Het is van wezenlijk belang dat er in uw budgetten en in uw planning voldoende tijd wordt opgenomen voor training en eerste uitrol. Sodales vraagt wezenlijk meer input van een administratiemedewerker dan voorheen, immers u gaat meestal dankzij Sodales meer kenmerken bijhouden van uw donateurs, leden en ander relaties. Het is een investering in de toekomst van uw organisatie en haar achterban.
De continuïteit van een goede administratie is van levensbelang voor een patiëntenorganisatie. De overgang van oud naar nieuw dient dus goed te worden gepland om uw normale dagelijkse werkzaamheden en dienstverlening niet in gevaar te brengen. Oude administraties zijn veelal niet consistent qua opbouw en inhoud. Immers er waren in het verleden minder mogelijkheden dan vandaag. Ook de invloed van verschillende medewerkers (en leidinggevenden) laat z’n sporen achter. Daarom komt bij conversie vaak “oud zeer” naar boven, dit vraagt aller aandacht!
In Sodales zijn diverse interne en externe controles ingebouwd waardoor uw gegevensverzameling beter kan worden.
Een overgang van oud naar nieuw is teamwerk! Vanuit de opdrachtgever gezien is het wenselijk dat uw bestuur en alle relevante medewerkers hierin gezamenlijk optrekken. De mensen rondom de Sodales werkgroep willen u optimaal ondersteunen mits u daartoe hen de gelegenheid en de ruimte biedt.
3MM Groep BV heeft ondertussen een brede ervaring in het omzetten (converteren) van oude administraties naar een nieuwe relatieadministratie in Sodales. In veel gevallen blijken er aanvullende werkzaamheden mogelijk zoals het controleren van de juiste schrijfwijze en controle dankzij de postcode versus woonplaats, huisadres en nummer. Elke conversie vereist persoonlijke controle van de houder van de administratie, immers alleen hij/zij kent zijn relaties. Controle en accurate persoonlijke deelname in het conversieproces is wenselijk. Een uitgebreide en optimale conversie is de juiste basis voor een jarenlange goede administratie.