Sodales is geen financieel pakket. Sodales houdt wel alle mutaties vast, dus elke acceptgiro (mits met bedrag), elke factuur genereert een openstaande post. Koppeling met financiële pakketten behoort tot de mogelijkheden maar de behoefte daartoe is vele malen kleiner dan wij ooit hadden bedacht. In veel gevallen is er sprake van een geheel gescheiden systeem, de financiële administratie en de ledenadministratie en onze gebruikers willen dat voorlopig blijkbaar nog zo houden.
Het heeft ons verbaasd dat veel patiëntenorganisaties anno 2009 nog met acceptgiro’s werken. In het ontwerp van Sodales gingen we er vanuit dat acceptgiro’s spoedig niet meer nodig waren om de hoofdstroom van de in komsten te verkrijgen. Acceptgiro’s brengen onnodig veel kosten met zich mee en kosten teveel van de inzet van onze medewerkers en/of vrijwilligers.
Wij zijn klaar voor een naadloze koppeling met derden bijvoorbeeld met Accountview. De koppeling geschiedt door een zgn. Com-koppeling. Binnen Sodales zijn er ruime mogelijkheden om deelname aan bepaalde activiteiten door de gehele groep of delen van de groep te laten volgen door een belasting, respectievelijk een factuur.
De jaarlijkse bijdrage aan de organisatie, de kosten voor een abonnement a, b of c, de deelname aan de bijzondere ALV etc etc allen zijn door te berekenen aan de leden, aan de relatie.
Een automatisch incasso is één van de standaardopties evenals het maken van een acceptgirokaart en/of een factuur.
Specifieke aanpassingen voor bijvoorbeeld belasten van gebruikte consumpties op een jaarfeest zijn mogelijk. Voor dit laatste denken we ook aan onze “evenementen module” een losse module die activiteiten ondersteund met een (tijdelijk) separate administratie. Nadere details zie “evenementen module”.
In één van de komende versies van Sodales zal worden opgenomen dat inkomend geldverkeer (via online banking) van alle banken wordt gematched met openstaande vorderingen. Het gros van de openstaande vorderingen kan dan semi automatisch worden afgeboekt tegen de ontvangen bedragen. Het is aannemelijk dat de resterende openstaande vorderingen/ontvangsten dan verhoudingsgewijs nog maar een fractie van de tijd vragen om uit te zoeken t.o.v. de huidige situatie.
Het behoort tot de mogelijkheden om verdere koppelingen te maken voor de vereenvoudiging van het betalingsverkeer naar bijvoorbeeld Online Payments via creditcards, bankrekeningen en/of ander betaalsystemen met tokens beschikbaar op het net. De prioriteit hiervoor dient dan te worden geaccordeerd binnen de Sodales werkgroep. Blijkbaar was de tijd hiervoor voor onze leden nog niet rijp.